/div>
Здравствуйте, гость ( Вход | Регистрация ) · Личных сообщений: 0
| С возвращением, последний раз вы были здесь: Сегодня, 20:59 |
Выбор системы электронного документооборота
В нашей компании значительное время расходуется на работу с бумажными документами. Объём документов существенный. Основным видом документов является служебная записка. Мысль автоматизировать документооборот и сократить объём документов на бумажных носителях зрела давно и изредка эта проблема всплывала на встречах, всякий раз, если появлялась новая ситуация с тем, что какой-то документ был забыт. Привычка использовать документы на бумаге сдерживала запуск программы документооборота. доводы в защиту внедрения решения для автоматизации документооборота не были действенными. Ни снижение расходов на бумагу, расходов на ремонт ксероксов, ни сокращение времни согласования документов не убеждали руководство в том, что траты на запуск в эксплуатацию программы управления электронными документами оправдаются, и что система управления электронным документооборотом значительно улучшит исполнение документов в предприятии. Поэтому способами поддержки управления документами в комании являлись программы MS Office.Обзор рынка систем управления электронным документооборотом, позволило сделать заключение, что внедрение программы документооборота обойдётся примерно в полтора миллиона. Именно цена проекта внедрения решения для автоматизации управления электронным документооборотом для начальства стала решающей.
Мы изучили много разных решений для автоматизации управления электронным документооборотом. Каждая демонстрация системы управления электронным документооборотом наводила на мысль, что программа управления документами предпологает адаптации под специфику компании. Мы сделали вывод, что рекламируемые системы потребуют адаптации, а это лишние траты. В рассмотренных решениях для автоматизации управления электронным документооборотом утилиты конфигурирования были особенно сложными и без помощи консультантов настраивать систему управления электронным документооборотом у нас не получиться. Из-за этого потребуется оплата работы консультантов, что не оперативно и затратно.
Мы начали изучение и сбор условий к программе документооборота. Неудачно закончить проект внедрения программы управления электронными документами стало бы крахом. Мы должны были найти недорогую систему для автоматизации документооборота с наглядной и лёгкой настройкой. Система документооборота должна содержать известный язык разработки и что важно, содержать простой интерфейс. Нам требовалось, чтобы решение для автоматизации управления электронным документооборотом использовала утилиты конфигурирования шаблонов документов и форм, и включала в себя настроенные для непосредственного использования интерфейсы, формы.
Внедрение системы документооборота задумали вводить поэтапно, а начать внедрение программы управления электронными документами планировалось с процесса работы со служебной запиской. Этот процесс можно полностью сделать автоматизированным и сразу уйти от большого объёма бумажных документов. Нам нужно на первом шаге значительно облегчить взаимодействие сотрудников с системой электронного документооборота. Когда система управления электронными документами заработает, поэтапно подключить другие продвинутые модули.
Мы обратили внимание на систему документооборота ESCOM.BPM. Её преимушества низкая стоимость, присутствие настроенных функций управления электронными документами и простой утилиты визуальной разработки. Важным моментом являлось, то, что программа управления электронным документооборотом. ESCOM.BPM применяет известный язык разработки PHP. Его изучают в институтах. Найти программиста PHP не представляет сложности.
Нам запомнились в ESCOM.BPM визуальные интерфейсы в стиле Windows XP. Они просто настраиваемые. Cистема управления электронным документооборотом ESCOM.BPM сформировала хорошее впечатление. Для принятия решения о выборе программы управления электронным документооборотом мы запросили представителей фирмы поставщика показать нам имеющиеся внедрения системы ESCOM.BPM. В через некоторое время для нас была организована встреча в организаций, где система документооборота ESCOM.BPM функционирует несколько лет. В ходе презентации содержательно поведали о проекте автоматизации процессов управления электронными документами, рассказано, как применяется программа документооборота в жизни. После этого сотрудники IT департамента компании сообщили как оказывается сопровождение работы системы управления электронным документооборотом и как пользователи применяют возможности системы ESCOM.BPM по её конфигурированию.
Система документооборота ESCOM.BPM поставляется в нескольких конфигурациях, ориентированных на автоматизацию потоков документов в на предприятиях различных сфер деятельности. Для применения в офисе мы приобрели версию «Старт». Развёртывание системы ESCOM.BPM стали выполнять своими средствами. Согласились освоить учебный курс «Администрирование». Это обучение позволило нам хорошо понять настройки системы управления электронным документооборотом и осуществить план запуска программы управления электронным документооборотом.
С помощью визуальной среды настройки мы адаптировали содержащийся в системе ESCOM.BPM процесс работы с внутренними документами, существенно его сократив. Программа документооборота автоматически присваивает порядковый номер cлужебным запискам. Служебная записка автоматически направляется на рассмотрение. После принятия решения документ отправляется на исполнение. Если документ нужно завизировать, то пользователь инициирует в программе управления электронными документами процедуру согласования документа. Визирование в электронном виде значительно сокращает сроки процедуры, так как не нужно ходить по приёмным – сотрудник получает документ мгновенно на свой ноутбук. Контроль исполнения документов стал значительно эффективнее. Cистема документооборота проверяет дату исполнения документов, помечая не выполненные в срок резолюции и отправляя сообщения исполнителям. У каждого документа есть состояние, и конкретный исполнитель.
Система управления электронными документами ESCOM.BPM содержит настраиваемые журналы, позволяющие просматривать и сортировать карточки документов по любому свойству.
Сейчас мы работаем над автоматизацией новых потоков документов. Это входящая документация, а так же приказы. В перспективе запуск процессов работы с договорами.
Серьёзную поддержку во вводе в эксплуатацию системы управления электронными документами нам оказывают специалисты службы поддержки программы документооборота ESCOM.BPM. К слову, стоимость обслуживания входит в стоимость программы документооборота, а апгрейды системы ESCOM.BPM не требуют дополнительной оплаты.
Подбор программы документооборота стал не быстрым, но на наш взгляд мы сделали верный выбор, выбрав систему документооборота ESCOM.BPM